Obsługa BDO w praktyce: jak zbudować rutynę i nie wracać do tematu w panice

W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie bez zgrzytów. Problem pojawia się, gdy nie ma rejestru i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako nagła potrzeba. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest systemem, a nie jednorazową akcją.

Na start trzeba zdecydować, kto jest właścicielem procesu. Bez tego nie ma odpowiedzialności. Potem ustala się źródła danych, a na domknięcie rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje brak decyzji.

Jak zorganizować odpowiedzialność w firmie

„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa odkładanym. Dlatego najlepszy model to jeden rejestr. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być powtarzalne. Najpierw określa się, kto dostarcza dane, potem kto je weryfikuje, finalnie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na urlopy.

Rejestr i checklista: „szkielet” obsługi

Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jedno miejsce dokumentów. W pierwszej kolejności zbiera się informacje, w kolejnym kroku sprawdza spójność, na domknięcie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na schemacie.

Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje błędnych danych. Jedno źródło prawdy ogranicza pomyłki. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się praktyka.

Nowe usługi, nowe strumienie, nowe obowiązki

Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe lokalizacje. Najpierw identyfikuje się zmianę, potem ocenia wpływ na porządek, finalnie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb kryzysowy, tylko działa kontrolowanie.

W praktyce organizacyjnej najwięcej sensu ma obsługa bdo, gdy celem jest zbudowanie rutyny oraz gdy ważne są rejestry.

Najczęstsze powody problemów w obsłudze BDO

Proces sypie się zwykle przez: (1) rozproszenie, (2) brak jednego rejestru, (3) brak nawyku sprawdzania. Każdy z tych problemów rozwiązuje procedura, która jest do utrzymania.

Uwaga porządkowa: tekst ma charakter organizacyjny i nie zastępuje doradztwa prawnego.

+Reklama+